Kultur äußert sich nicht zuletzt darin, dass man nicht alles tut, was man tun könnte. E-Mail kennt diese Selbstbeschränkung von Haus aus viel zu selten. Alles was geht, wird auch gemacht. Das Ergebnis ist eine anarchische - um nicht zu sagen "barbarische" - Arbeitsumgebung.

Beispielsweise werden E-Mails ohne Bedenken mitten in der Nacht geschrieben. Und zwar von genau den gleichen Personen, die niemals auf die Idee kämen, andere Menschen nach Mitternacht zu Hause anzurufen. Jeder Mensch mit etwas Kinderstube hat schließlich gelernt, dass es triftige Gründe dafür geben muss, bevor man jemanden nach 22 Uhr oder am Wochenende stört. Es gibt eine Anstandsgrenze, die es einfach einzuhalten gibt.

Reden Sie sich nicht darauf hinaus, dass der E-Mail-Empfänger ja selbst bestimmen könne, wann er seine E-Mails abruft. Alleine schon der Zeitstempel des Versandes erzeugt beim Empfänger Druck - vor allem dann, wenn es ein Machtgefälle zwischen dem Sender und dem Empfänger gibt. Als Vorgesetzter oder Kunde sind Sie deshalb in besonderer Verantwortung. Zeigen Sie Souveränität und Kultur: Setzen Sie sich einen Zeitpunkt, ab dem Sie abends keine E-Mails mehr absenden. Verzichten Sie an Wochenenden oder Feiertagen ebenfalls auf E-Mails.

Sofern Sie in einem Team arbeiten das über mehrere Zeitzonen verteilt ist erscheint solch eine "Anstandsgrenze" als widersinnig. Schließlich scheint immer irgendwo auf dem Globus gerade die Sonne. Aber gerade hier gilt, dass Sie selbst die Grenzen ziehen müssen, die einen produktiven, kultivierten Menschen von einem Menschen, der ständig der Zeit hinterher zu hecheln versucht, unterscheiden. Denn - was ist unsinniger: sich selbst Grenzen aufzuerlegen oder zu glauben, dass man ein ganzes Arbeitsleben lang rund um die Uhr produktiv und dabei auch noch ausgeglichen sein könnte?

Nahezu jeder E-Mail-Anwender benutzt seinen E-Mail-Eingangsordner als die Standardsicht auf den E-Mail-Client. Das hat allerdings einige Nachteile:

1. Der Posteingang verkommt zum „Arbeitsplatz". Es befinden sich nicht nur neue, ungelesene E-Mais im Posteingang, sondern (in der Mehrzahl) auch E-Mails, die man noch nicht abgearbeitet hat, oder die man schlichtweg aufzuräumen vergessen hat.

2. Während man mit offenem Posteingang seine Arbeit erledigt, kommt man nicht umhin, neu eingehende E-Mails zu sehen. Die Versuchung „nur ganz schnelle einmal in die neue E-Mail reinzuschauen" ist sehr groß. Auf diese Weise unterbricht man sich öfters als notwendig bei der Arbeit.

Es empfiehlt sich deshalb den Posteingang nicht als Standardansicht zu nutzen. Moderne E-Mail-Clients wie Outlook und Thunderbird bieten hierzu eine interessante Arbeitsalternative. Nämlich die Verwendung von speziellen "Sichten" auf den E-Mail- Account. Outlook nennt diese Sichten „Suchordner", Thunderbird bezeichnet sie als "Virtuelle Ordner". Lotus Notes kennt das Konzept der Views ohnehin schon lange. Im Folgenden soll die Arbeitsweise an Hand von Microsoft Outlook erläutert werden. Die anderen E-Mail-Systeme sind in der Vorgehensweise praktisch gleich.

Definieren Sie den Suchordner "zu erledigen" zu ihrem Standardordner. Sie finden ihn im Outlook gegen Ende Ihrer Ordnerliste. Dieser Suchordner ist von nun an Ihr „Schreibtisch". Sie sehen alle gelesenen, aber noch offenen E-Mails und können diese bearbeiten ohne von neu eingehenden E-Mails gestört zu werden.

2-3 x pro Tag wechseln Sie zum Posteingang und sichten die neu eingegangene Post. Erledigen Sie dabei umgehend so viele Eingangs-E-Mails als möglich. Jene E-Mails die Sie nicht gleich abschließend erledigen können markieren Sie als "zu erledigen". Dies geschieht je nach Outlook-Version entweder indem Sie eine Fahne setzen (Outlook 2003) oder indem Sie eine Kategorie zuweisen (Outlook 2007). Verschieben Sie die markierten E-Mails anschließend sofort in jene Ordner, in denen Sie sie langfristig aufbewahren möchten. Nachdem Sie alle neu eingegangenen E-Mailse entweder erledigt, gelöscht oder als "zu erledigen" markiert haben kehren Sie zu Ihrem "Arbeitsplatz" zurück: dem Suchordner „zu erledigen".

Dieser zeigt nun auch alle jene E-Mails an, die Sie neu als "zu erledigen" markiert haben. Arbeiten Sie eine E-Mail nach der anderen ab. Wenn eine E-Mail erledigt ist, löschen Sie die Markierung „zu erledigen" und die E-Mail verschwindet aus Ihrem Suchordner (sie bleibt aber dort, wo immer Sie sie abgelegt haben). Sofern Sie die E-Mail ganz löschen möchten, löschen Sie sie aus dem Suchordner. Die E-Mail verschwindet dann auch aus dem Ordner, in die Sie sie abgelegt haben. Hat man sich erst einmal an die neue Arbeitsweise gewöohnt möchte man nicht mehr in die „Steinzeit" der E-Mail-Bearbeitung zurück. Schließlich ist es alles andere als normal, dass man Post im "Briefkasten" bearbeitet!

Passiert es Ihnen gelegentlich, dass Sie eine E-Mail ohne das geplante Attachment wegschicken? Dann ist bei Ihnen das Anfügen des Anhangs mit großer Wahrscheinlichkeit die letzte Tätigkeit vor dem Absenden. Damit folgen Sie unbewusst jener Vorgehensweise, die wir aus dem Briefverkehr kennen: zuerst wird die Adresse auf den Umschlag geschrieben, dann kommt das Anschreiben und ganz zum Schluss kommen dann die Anlagen in den Umschlag. Aber E-Mail ist kein Brief und damit ist diese Reihenfolge hinfällig.

Eine einfache Änderung der Bearbeitungsfolge kann Ihnen bezüglich der Anhänge eine deutliche Verbesserung bringen: Gewöhnen Sie sich an, Anhänge grundsätzlich bereits an die noch leere E-Mail anzufügen - möglichst sogar noch bevor Sie den Verteiler und die Betreffzeile schreiben. So kann es Ihnen nicht passieren, dass Sie auf "Senden" klicken, bevor Sie die Nutzlast in der E-Mail verstaut haben.

Gewöhnen Sie sich ferner an, im E-Mail auf den Anhang hinzuweisen. Dies kann in der Betreffzeile geschehen (z.B.: "Zielvereinbarung 2009 (Anh. 2x pdf" oder im Text (z.B.: "Im Anhang erhalten Sie 2 PDF-Dokumente ..." ). Warum sollten Sie dies tun? Wo die Anhänge vom E-Mail-System doch automatisch aufgelistet werden? Nun, ein solcher Verweis im E-Mail ist für den Empfänger oft die einzige Möglichkeit zu erkennen, dass ein Anhang fehlt. Er kann Sie dann darauf ansprechen und eine Nachlieferung anstoßen.

Bekanntlich ist der eigene Name jenes Wort, das jeder Mensch am liebsten hört. Sprechen Sie deshalb Ihren Ansprechpartner auch bei E-Mail immer mit dem Namen an. In erster Linie tun Sie dies natürlich in der Anrede. Aber auch im Text können Sie den Namen des Empfängers durchaus gelegentlich aussprechen.

Seien Sie beim Tippen von Namen besonders sorgfältig. Nichts weckt nämlich mehr Aversionen als ein verunstalteter Name. Frau Dünner findet es gar nicht lustig, wenn sie mit "Frau Dümmer" angesprochen wird. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Namen richtig schreiben. Das geht am besten, indem Sie komplizierte oder ungewöhnliche Namen in Ihr Wörterbuch aufnehmen. Dann weist die Rechtschreibprüfung darauf hin, wenn Ihre Finger beispielsweise "Borszynski" statt "Borszynsky" getippt haben.

Aus Empfängersicht ähnlich schlimm wie ein verunstalteter Name ist die Anrede mit dem falschen Geschlecht. Wenn Herr Müller immer mit "Frau Müller" angesprochen wird nervt ihn das. Und er überträgt seine negative Stimmung auf den Absender. Finden Sie bei wichtigen E-Mails deshalb heraus welchem Geschlecht der Adressierte angehört. Wenn der Vorname nur mit einem Buchstaben angegeben ist, spricht vieles dafür, dass es sich um eine Frau handelt. Aber hundertprozentig sicher können Sie nur nach einem Anruf sein. Bei ausländischen Vornamen tut man sich auch dann oft schwer, wenn der Name ausgeschrieben ist. Ein pragmatischer Weg ist den Vorname in die Bildersuche von Google einzugeben. Wenn praktisch nur Bilder mit Männern auftauchen, handelt es sich wohl um einen männlichen Vornamen.
Und was tun Sie, wenn Sie selbst gelegentlich E-Mails mit dem falschen Geschlecht erhalten? Dann sollten Sie Ihre Signatur ändern. Stellen Sie Ihrem Namen ein "Herr" oder "Frau" (bzw. ein Mrs. Oder Mr.) voran. Damit erleichtern Sie Ihren Kommunikationspartnern eine korrekte Ansprache ungemein.

Wenn während des Duschens das Telefon klingelt fühlen sich viele Menschen dazu genötigt nass zum Telefon zu flitzen. Bei E-Mail geht es Vielen ähnlich. Bei der Arbeit übt jede eingehende E-Mail Druck auf sie aus, diese E-Mail zu beantworten. Zumindest einige Zeilen wollen sie tippen. Wenn man nachfragt hört man, dass diese Leute den Maßstab eines persönlichen Gesprächs anlegen.

In einem Gespräch gilt es als absolut unhöflich wenn jemand eine direkt an ihn gestellte Frage, ignoriert und statt dessen zum Fenster hinausschaut. Aber E-Mail ist kein Gespräch (zumindest sind es die meisten E-Mails nicht). E-Mail ist vielmehr E-Mail. Und bei E-Mail ist der Empfänger nicht verpflichtet, auf jede E-Mail, das in seinem Postkorb landet zu reagieren. Es ist zum Eigenschutz und zur Bewahrung seiner Produktivität sogar absolut notwendig, dass er viele E-Mails ignoriert. Falls ein Empfänger das nicht tut, verschwendet er Zeit, Energie und Konzentration.

Verweigern Sie sich deshalb einfach, wenn Sie wieder einmal glauben eine E-Mail nur aus Höflichkeit beantworten zu müssen. Im Prinzip können Sie alle CC-E-Mails ignorieren. Sie können auch praktisch alle E-Mails ignorieren, in denen die gleiche Frage an mehrere An-Empfänger gestellt wird. Sollen doch die anderen antworten! Last-but-not-least sollten Sie lernen auch einen Teil jener E-Mails, die einzig und alleine an Sie gerichtet sind unbeantwortet zu lassen. Für Ihre Reaktion sollte einzig ausschlaggebend sein, ob die Antwort fachlich notwendig ist. Eine gute Nagelprobe hierfür ist die Frage, ob man bereit wäre als Antwort auch einen Brief zu schreiben. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie die E-Mail einfach liegen lassen und darauf warten, dass sich der Sender noch einmal meldet - er tut es übrigens in 70 Prozent der Fälle nicht. Die meisten Menschen tun sich anfangs schwer, sich "eine dicke Haut" zuzulegen. Aber alle, die es durchhalten, wollen nie wieder zum ursprünglichen Zustand zurückkehren.

Eine Ablagestruktur zu finden, in der E-Mails nicht nur abgelegt, sondern später auch einfach wieder gefunden werden können ist für viele Anwender eine Herausforderung. Die Aufgabe ist auch alles andere als trivial. Ein interessanter Vorschlag wird vom Amerikaner Mike Song in dem Buch "The hamster revolution" beschrieben und soll Ihnen als Anregung dienen.

Mike Songs System heißt COTA - nach den Anfangsbuchstaben jener vier Ordner, die seiner Meinung nach auf der obersten Ablagehierarchie angelegt werden sollten. Der erste Ordner trägt den Namen "Customers" (bzw. "Kunden"). In diesem Ordner werden alle E-Mails über Ihre Kunden gespeichert. Idealerweise legen Sie für jeden größeren Kunden einen eigenen Unterordner an. Die Gelegenheitskunden werden in einem Sammelordner "Diverse" zusammengefasst. Als "Kunden" werden nicht nur externe Kunden verstanden. Vielmehr ist ein Kunde eine Person oder eine Gruppe von Personen, für die Sie arbeiten. Das können also auch Unternehmensinterne sein. Ein Vertriebscontroller kann beispielsweise die Vertriebsleiter "Süd", "Ost" und "Zentral" als seine Kunden führen.

Der zweite Ordner heißt "Output" (bzw. "Leistungen" oder "Produkte"). Er enthält alles was Sie und Ihr Team an Leistung für Ihre Kunden erbringen. Für den oben erwähnten Controller könnten die Unterordner "Budgetplanung", "Monatsauswertungen", "Sonderprüfungen", etc. lauten.

Der Buchstabe "T" in COTA steht für "Team". Dieser Hauptordner enthält alle Informationen, die Ihren eigenen Bereich und Ihr eigenes Team (Abteilung/Gruppe/etc.) betrifft. Sofern Sie in mehreren Teams arbeiten, bestimmen diese die Unterordnerstruktur . Z.B.: "Abteilung X", "Kostenreduktionstask-Force", "Qualitätszirkel", "Betriebsrat", etc.

Der letzte Ordner heißt "Administration" und enthält den gesamten Verwaltungskram, der nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört und deshalb keinem der anderen Ordner zuzuordnen ist - beispielsweise die monatlichen Schreiben der Geschäftsleitung.

Interessant ist Mike Songs Vorschlag was den Umgang mit jenen E-Mails angeht, die eigentlich in zwei oder gar drei Ordner abgelegt werden sollten. Er plädiert dafür, diese E-Mails immer nur in einem Ordner abzulegen - und zwar immer genau im ersten passenden. Dabei geht man in der Reihenfolge "C - O - T - A" vor. Mike Song fordert, dass möglichst alle Mitarbeiter eines Unternehmens die COTA-Ablage nutzen sollten. Dadurch würden neben dem Postfacheigner auch dessen Stellvertreter oder Nachfolger E-Mails einfacher wiederfinden.

"Bcc" steht für "blind carbon copy" ("Blindkopie"). Empfänger die im BCC-Feld eingetragen sind erhalten die E-Mail als Kopie, ohne dass diese Kopie für die anderen Empfänger offensichtlich ist.

Bcc ist gefährlich. Es gilt als ernster Vertrauensbruch, wenn "unter der Hand" Kopien eines Schriftverkehrs an Dritte weitergegeben werden. Sie können sich niemals darauf verlassen, dass ein BCC-Empfänger vertrauenswürdig ist. Peinlichkeiten entstehen allerdings meistens nicht aufgrund fehlender Integrität der Empfänger, sondern aufgrund fehlender Aufmerksamkeit. Sofern der BCC-Empfänger nämlich nicht wahrnimmt, dass er eine E-Mail als BCC-Empfänger enthalten hat, klickt er all zu oft auf "Allen Antworten". Damit wird allen anderen Empfängern offensichtlich, dass Sie an den anderen vorbei auch andere informiert haben. Ein einziger Fall reicht, um Ihrem Ruf ernsthaft zu schaden. Es gibt für Sie nur eine einzige Möglichkeit, die Peinlichkeit von öffentlich gewordenen BCC-E-Mails zu vermeiden: verzichten Sie bei normalen E-Mails vollkommen auf die Verwendung von Bcc!

Was tun Sie aber, wenn Sie einen Dritten über eine E-Mail informieren möchten, ohne dass die anderen Empfänger dies mitgekommen? Ganz einfach: Leiten Sie das betreffende E-Mail an diesen Empfänger weiter. Tragen Sie ihn dabei in das An-Feld ein. Ändern Sie die Betreffzeile derart, dass bereits aus ihr der vertrauliche Charakter offensichtlich wird. Die Betreffzeile "Vorgehensweise Beschwerde Maier AG" würde in der Weiterleitung beispielsweise lauten: "Vertraulich: Mein E-Mail an Frau Schmidt bzgl. Beschwerde Maier AG". In der E-Mail selbst machen Sie in den ersten Zeilen klar, weshalb Sie diese E-Mail ohne Wissen der anderen weitergeleitet haben. Damit dürfte nie etwas schief gehen.

Eigentlich sollte man auf Bcc immer verzichten, trotzdem gibt es Situationen, in denen Bcc erlaubt ist: nämlich immer dann, wenn ALLE Empfänger in das Bcc-Feld eingetragen werden. So etwas tun Sie, wenn Sie die Vertraulichkeit von Adressdaten sicherstellen wollen oder wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger sehen, wer sonst noch angeschrieben wurde. Beispiele für diese Fälle sind Pressemitteilungen (Sie möchten Ihren Presseverteiler schützen sowie die Persönlichkeitsrechte der Journalisten) sowie Ausschreibungen (Sie möchten verhindern, dass die einzelnen Unternehmen sehen, wer noch zu einer Angebotsabgabe aufgefordert wurde).Viele E-Mail-Systemen erlauben reine BCC-E-Mails nicht. In diesem Fall geben Sie Ihren eigenen Namen im "An"-Feld ein. Dies ist allerdings nicht sehr elegant. Es gibt Alternativen zu Bcc: manche E-Mail-Installationen ermöglichen es an "undisclosed recipents" zu senden. In diesem Fall werden Verteilerlisten nicht aufgelöst. Und es gibt Zusatztools, die eine E-Mail wie einen Serienbrief personalisiert an einen Verteiler senden. Jeder Empfänger erhält dann eine E-Mail, in der nur sein Name im An-Verteiler steht.

Für viele ist der Urlaub eine E-Mail-freie Zeit (zumindest was geschäftliche E-Mails angeht). So Mancher denkt aber schon beim Verlassen des Büros mit Grausen daran, was ihn/sie bei der Rückkehr erwarten wird: hunderte von E-Mails, die gesichtet und bearbeitet werden wollen. Da ist innerhalb von zwei Tagen der ganze Erholungseffekt zum Teufel.

Am besten kann man diesen Stress vermeiden, wenn man rechtzeitig einem Kollegen Zugriff auf sein Postfach einräumt, damit dieser einen während der Abwesenheit vertreten kann. Wenn man dies auf Gegenseitigkeit anbietet, klappt es meistens. Trotzdem ist das ist in vielen Fällen aus unterschiedlichen Gründen nicht möglich. Was also tun? Eine ganz einfache Strategie ist es, die wichtigsten Kommunikationspartner bereits vor dem Urlaub über die Abwesenheit zu informieren. Schreiben Sie dazu an jene 20 Personen, die Ihnen am häufigsten E-Mails schreiben eine kurze E-Mail. Der Text könnte folgendermaßen lauten: Sehr geehrte…, ab dem …. bin ich im Urlaub. Mein Postfach wird in dieser Zeit nicht gesichtet. Meine Kollegin Gerda Muster (GMuster@beispiel.com) nimmt sich aber Ihrer Anliegen gerne an, wenn Sie diese direkt an sie senden. Am … bin ich wieder zurück und beantworte dann gerne alle Ihre E-Mails, die Sie an mich persönlich gesandt haben. Mit freundlichen Grüßen …

Diese vorbeugende Nachricht wirkt wesentlich stärker als ein Abwesenheitsassistent. Selbst bei lediglich 20 Empfängern finden Sie am Ende des Urlaubs erfahrungsgemäß deutlich weniger E-Mails in Ihrem Posteingang. Dessen ungeachtet müssen Sie natürlich trotzdem den Abwesenheitsassistenten einschalten. Versichern Sie sich dabei, dass die Abwesenheitsnotiz sowohl Unternehmensinternen als auch Externen zugestellt wird. Das ist nicht bei allen Unternehmen so eingestellt. Ein weiterer Tipp: verlängern Sie nach Außen hin Ihren Urlaub um einen oder zwei Tage. Nennen Sie im E-Mail und im Abwesenheitsassistenten also ein etwas nach hinten verschobenes Rückkehrdatum. Damit erkaufen Sie sich mehr Zeit um die aufgelaufenen E-Mails zu beantworten. Umfangreiche Posteingangskörbe sollten Sie nach dem Absender sortieren und dann Absenderweise rückwärts bearbeiten. Viele E-Mails haben sich im Laufe der Zeit nämlich bereits von alleine erledigt.

Amerikanische Unternehmen (und nun auch die ersten europäischen) gehen vermehrt dazu über ihren Mitarbeitern freitags das E-Mailen zu verbieten. Damit sollen die negativen Auswirkungen von E-Mail verringert werden und das persönliche Miteinander soll verstärkt werden.

Neulich fragte ein Reporter zum x-ten Mal bei uns an, was wir vom E-Mail-freien Freitag halten. Wir schilderten ihm daraufhin folgendes Szenario: "Stellen Sie sich ein Land vor, in dem es früher ganz wenig Autoverkehr gab und deshalb auch keine Verkehrsregeln, keine Ampeln und keine Verkehrsschilder. Das alles war einfach nicht nötig. Schließlich kam nur alle paar Stunden einmal ein Auto vorbei. Stellen Sie sich nun vor, dass der Verkehr in diesem Land explodiert ist - und damit auch die Probleme: Staus, Parkplatznot, Stress, Luftverschmutzung, Unfälle, hoher Sachschaden, viele Verletzte und zahlreiche Tote. Können Sie sich das vorstellen?" Der Journalist nickte. "Und was," so fragten wir, "würden Sie von einer Regierung halten, die in dieser Situation als einzige Maßnahme am Freitag das Autofahren verbieten würde?" "Gar nichts!", meinte der Journalist, "an diesem Tag wäre ich unbillig behindert und an den anderen Tagen wäre ich weiterhin übermäßig gefährdet." Wir sehen es genau so.

Ein E-Mailfreier Freitag ist im Prinzip eine Bankrotterklärung des Managements. Das Management hat die Aufgabe, die Werkzeuge und Prozesse für seine Mitarbeiter so zu gestalten, dass die Mitarbeiter nicht über die Gebühr gestresst oder gefährdet werden. Und zwar nicht nur an einem, sondern an jedem einzelnen Arbeitstag.

Was ist die Moral von der Geschichte? Sofern Sie unter einer hohen E-Mail-Last leiden - oder unter den negativen Nebenwirkungen einer "normalen" E-Mail-Last - so fordern Sie Ihre Vorgesetzten auf, etwas zu ändern. Das geht. Auch bei der E-Mail-Nutzung gibt es viele organisatorische und technische Möglichkeiten, um die E-Mail-Nutzung stressfreier zu machen. Und das hat nur in den allerwenigsten Fällen etwas mit Verboten zu tun. Fordern Sie Ihr Management also auf Rahmenbedingungen zu schaffen, damit Sie die guten Seiten von E-Mail genießen können, ohne unter den negativen Effekten zu leiden.

Darüber, wie E-Mails im Ton gehalten werden sollten, haben wir bereits einmal geschrieben. Sie sieht es aber mit der Form aus? Gibt es Dinge, die man beim Schreiben bedenken sollte? Oder ist es akzeptabel, wenn man bei diesem "formlosen" Medium einfach drauflos tippt und dann den Senden-Button anklickt?

Um es gleich vorweg zu sagen: gerade bei einer E-Mail ist die Form sehr wichtig. Die Gestaltung ist nämlich eine der wenigen "nonverbalen" Mitteilungen, die eine E-Mail enthält. Untersuchungen zeigen, dass der Mensch mehr auf solche nonverbalen Mitteilungen reagiert, als ihm bewusst ist. Ob Ihrem E-Mail die freundliche Aufnahme zu gute kommt, die Sie sich wünschen, können sie deshalb durch die Form beeinflussen. Sorgen Sie aus diesem Grund dafür, dass schon der erste Eindruck stimmt. Auch beim E-Mail-Lesen "isst das Auge mit". Ein gefälliges, gut strukturiertes E-Mail wird vom Empfänger positiver aufgenommen als ein einziger massiver Block. Trennen Sie also den Textkörper durch eine Leerzeile von der Anrede und fügen Sie nach spätestens 5-7 Zeilen einen neuen Absatz ein.

Die Grußformel und die Unterschrift gehört ebenfalls durch Leerzeilen getrennt. Benützen Sie den Zeichenvorrat der deutschen Sprache. Verzichten Sie also auch auf reine Kleinschreibung. Es ist nachgewiesen, dass kleingeschriebene Texte vom Empfänger schwerer lesbar sind. Wer seine E-Mails nur klein schreibt, signalisiert dem Empfänger, dass es ihm vollkommen gleichgültig ist, ob sich dieser schwer tut. Dieses Zeichen möchte man nicht einmal seinem besten Freund geben.

Gleiches gilt für Satzzeichen und auch für die Rechtschreibung. Es ist zwar richtig, dass selbst Txte, in dnen gazne Bchstaben fhlen oedr vertuascht sind, noch lesbar sind, aber diese Texte zeigen, dass sich der Absender nicht um den Empfänger schert. Der Empfänger weiß, dass die Rechtschreibkorrektur dem Sender die Fehler sicherlich angezeigt hat. Wenn die E-Mail trotzdem Fehler enthält hat der Absender offensichtlich im vollen Wissen um die Fehler den "Senden"-Button gedrückt. Ihm war es einfach zu beschwerlich, die Fehler auszubessern. Das vermittelt dem Empfänger sicherlich kein Gefühl von besonderer Wertschätzung.

Fazit: es gibt nur einen einzigen Grund, E-Mails schlampig zu gestalten: wenn man dem Empfänger signalisieren will, um wie viel unwichtiger er ist als man selbst

Im Zusammenhang mit E-Mail werden ständig Passwörter benötigt. Jeder braucht sie um sich auf dem Computer einzuloggen, um Zugang zum internetbasierten E-Mail-Account zu erhalten oder E-Mail-Anhänge "zuzuschließen". Bei unseren Projekten stellen wir immer wieder fest, dass Mitarbeitern die Wichtigkeit guter Passworte zwar bekannt ist, sie aber einfach nicht wissen, wie sie sichere Passwörter generieren können, die man sich merken kann. Und wie man es schafft, den Überblick über die Vielzahl der benötigten Passwörter behalten kann, ohne sie sich aufzuschreiben. Deshalb an dieser Stelle einige Tipps:

A) Ein gutes Passwort …
- ist mindestens 8 Zeichen lang
- enthält mindestens ein Sonderzeichen
- kombinierte Groß- und Kleinschreibung
- enthält kein Wort, das im Lexikon vorkommt

B) Gute und doch merkbarer Passwörter können folgendermaßen generiert werden:
(1) Verändern Sie gut merkbare Worte/Namen indem bestimmte Buchstaben ersetzt werden. Dabei können Sie zur einfacheren Erinnerung Zeichen nutzen, die dem ersetzten Buchstaben ähnlich sehen:
- L und/oder i können zu ! werden
- 0 kann zu 0 (=Null) oder () werden
- a kann zu @ werden
- S kann zu $ oder § werden
- t kann zu + werden Beispiel: "Telefon" wird zu "Te!ef()n" oder "+elef0n"
(2) Verändern Sie gut merkbare Zahlen. Dabei können Sie wieder Zeichen nutzen, die dem ersetzten Zeichen ähnlich sehen:
- 0 kann zu O ("Oh"), () oder = werden
- 1 kann zu ! oder L werden
- 2 kann zu " oder zu ? werden
- 3 kann zu B werden
- 5 kann zu § oder s oder V werden
- 8 kann zu oo werden
- 9 kann zu IX werden Beispiel: Die Telefonnummer 05031950 wird zu "()5()B!95()"

(3) Verändern Sie gut merkbare Zahlen mit einem einfachen Trick: Tippen Sie die Zahl mit gedrückter Umschalttaste. Beispiel: Die Telefonnummer 05031950 wird zu "=%=§!)%="

(4) Benutzen Sie Formeln als Passwörter. Damit diese Passwörter noch schwerer zu knacken sind, sollten die Formeln möglichst nicht stimmen. Beispiel: "1+5=1000" oder "1*11=Null"

(5) Verwenden Sie die Anfangsbuchstaben von Sinnsprüchen oder Liedertiteln. Geben Sie Satzzeichen mit ein. Beispiel: "Sein oder nicht Sein, das ist hier die Frage" ergibt das Passwort: SonS,dihdF

Um ein 8stelliges Passwort zu knacken, das nach den obigen Regeln gebildet wurde, braucht selbst ein erfahrener Hacker mindestens 100 Jahre. Diesen Aufwand braucht er allerdings nicht zu betreiben, wenn Sie ihm das Leben einfach machen und für alle Anwendungsfälle das selbe Passwort verwenden. Benutzen Sie vor allem für externe Anwendungen (z.B. Registrierung bei einer Internetseite) nie jenes Passwort, das Sie für interne Computersysteme oder für Ihr E-Mail-System nutzen. Bei einem Diebstahl des Passwortes steht Ihr System dem Angreifer sonst offen. Wir werden immer wieder gefragt, wie man sich die Vielzahl der Passwörter merken können soll, die man im Internet ständig benötigt. Folgende Vorgehensweise finden viele Anwende als sehr praktisch:

Verwenden Sie ein nach den obigen Regeln gebildetes sicheres "Masterpasswort" und ändern Sie es je nach Webseite ab. Sie müssen sich dann nur das eine Passwort und natürlich die Änderungsregel merken.

Beispiel: Masterpassword: +494Null (=Vorwahl Hamburg)
Anwendung für Yahoo: Y+49Nullo
Anwendung für Ebay: E+49Nully
Anwendung für T-Online: T+49Nulle
Sicherlich habe Sie gemerkt, wie die einzelnen Passworte gebildet wurden: Jeweils der erste und der letzte Buchstabe des Firmennamens der Website wurde dem Password hinzugefügt. Dies ist eine sehr einfache Regel, die für einen Hacker, der eines Ihrer Passwörter in die Hände bekommen hat, eventuell erkennbar ist. Schon ein Verdrehen der Anfangs- und Endbuchstaben macht den Kunstgriff nicht mehr sofort erkennbar (z.b. O+49Nully für das Yahoo-Password)

So praktisch ein abwandelbares Masterpassword ist, denken Sie daran: Wirklich wichtige Anwendungen (z.B. Ihr Homebanking oder Ihr Computer-Password) verdienen ein eigenes Passwort. Seien Sie auch beim Schutz von Dateien mittels MS-Office-Passwörtern vorsichtig. Dieser Schutz lässt sich von Spezialisten nämlich oft recht einfach aushebeln. Dabei kann auch das Passwort bekannt werden. Stellen Sie deshalb durch eigene Passwörter für Dokumente sicher sicher, dass mit einem geknackten Passwort an anderer Stelle kein Schaden angerichtet werden kann.