Der eigene Name gilt gemäß Kommunikationsforschung als jenes Wort, das jeder Mensch am liebsten hört. Sprechen Sie deshalb Ihren Ansprechpartner auch in E-Mails immer mit dem Namen an.
In erster Linie tun Sie dies natürlich in der Anrede. Aber auch innerhalb des Textes sollten Sie den Namen des Empfängers durchaus gelegentlich aussprechen. Das gefällt dem Empfänger und es öffnet ihn für Ihr Anliegen. Darüber hinaus haben Sie noch einen weiteren Nutzeffekt: Jene Personen, die Sie in „cc“ gesetzt haben, merken dadurch deutlich, dass sie eigentlich gar nicht angesprochen sind. Deshalb mischen sie sich weniger häufig in das Thema ein - was allen Beteiligten Zeit und Arbeit erspart.
Seien Sie beim Tippen von Namen besonders sorgfältig. Nichts weckt mehr Aversionen als ein verunstalteter Name. Frau Dünner findet es gar nicht lustig, wenn sie mit „Frau Dümmer“ angesprochen wird. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie Namen richtig schreiben. Das geht am besten, indem Sie komplizierte oder ungewöhnliche Namen in Ihr E-Mail-Wörterbuch aufnehmen. Dann weist die Rechtschreibprüfung darauf hin, wenn Ihre Finger beispielsweise „Borszynski“ statt „Borszynsky“ getippt haben.
Aus Empfängersicht ähnlich schlimm wie ein verunstalteter Name ist die Anrede mit dem falschen Geschlecht. Wenn Herr Müller immer mit „Frau Müller“ angesprochen wird nervt ihn das. Und er überträgt seine negative Stimmung auf den Absender. Finden Sie bei wichtigen E-Mails deshalb heraus, welchem Geschlecht der Adressierte angehört. Wenn der Vorname nur mit einem Buchstaben angegeben ist, spricht vieles dafür, dass es sich um eine Frau handelt. Aber hundertprozentig sicher können Sie nur nach einem Anruf sein. Bei ausländischen (z.B. türkischen) Vornamen tut man sich auch dann oft schwer, wenn der Name ausgeschrieben ist. Ein pragmatischer Weg ist es, den Vorname in die Bildersuche von Google einzugeben. Wenn praktisch nur Männerbilder auftauchen, handelt es sich wohl um einen männlichen Vornamen.
Und was tun Sie, wenn Sie selbst gelegentlich E-Mails mit dem falschen Geschlecht erhalten? Dann sollten Sie Ihre Signatur ändern. Stellen Sie Ihrem Namen ein „Herr“ oder „Frau“ (bzw. ein Mrs. Oder Mr.) voran. Damit erleichtern Sie Ihren Kommunikationspartnern die korrekte Ansprache ungemein.
Sollten Sie einen Namen wie Stefan Klaus haben und sich daran stören, regelmässig mit "Herr Stefan" angesprochen zu werden, dann macht ein großgeschriebener Nachname in der Signatur oder in der Grußformel ebenfalls klar, was Vor- und was Nachname ist. Also: Stefan KLAUS.