Kennen Sie das? Die Klickerei, die notwendig ist, um eine einzige E-Mail in einem Outlook-Ordner manuell abzulegen? Zunächst muss man den betreffenden Ablageordner in der Ordnerleiste sichtbar machen. Wenn die Ordnerliste etwas länger ist und der Unterordner sich in der dritten Hierarchieebene befindet bedeutet das: Zum richtigen Überordner scrollen. Diesen anklicken, dann den Ordner darunter und dann noch einmal den gewünschten Ordner. Wenn man Pech hat muss man dazwischen noch zweimal scrollen. Für eine einzige Ablage kommen so bis zu sechs Klick- und Suchvorgänge zusammen. Das Gleiche gilt natürlich auch, wenn man auf eine E-Mail in diesem Unterordner zugreifen möchte.
Um diesen Aufwand für häufig benötigte Ordner zu vermeiden hat Outlook die Möglichkeit einer Abkürzung vorgesehen. Dafür wird in Outlook über der Ordnerleiste das Feld „Favoriten“ angezeigt. Ziehen Sie den gewünschten Ablageordner einfach aus der Ordnerleiste in dieses Favoritenfeld. Anders als in der Ordnerliste, in der alle Unterordner strikt nach Alphabet sortiert werden, können Sie bei den Favoriten bestimmen, an welcher Stelle der Ordner angezeigt werden soll.
Von nun an können Sie per Drag-and-Drop einfach in diesen Ordner ablegen – oder direkt mit einem Klick auf die dort abgelegten E-Mails zugreifen. Wichtig: Der Ordner wird nicht wirklich verschoben, es wird lediglich zusätzlich eine weitere, kürzere Zugriffsmöglichkeit angelegt. Wichtig auch: Es macht nur Sinn, die wirklich am häufigsten genutzten Ordner in den Favoriten anzuzeigen – sonst wird die Favoritenliste wieder so lang wie die Ablageliste. Sofern ein Projekt abgeschlossen ist, gehört der Ordner aus den Favoriten entfernt. Bitte aber nicht löschen! Denn dann löschen Sie den Ordner auch an seinem Ursprungsort. Stattdessen den gewünschten Ordner in den Favoriten mit rechter Maustaste anklicken und „Aus Favoriten entfernen“ wählen.