Kennen Sie die Einzeilen-E-Mail? Auch Betreffzeilen-E-Mail genannt? Dieser E-Mail-Typ ist die perfekte Lösung, wenn Sie nur einige wenige Worte an den Empfänger senden möchten.
Verwenden Sie die Einzeilen-E-Mail wenn Sie eine Frage stellen oder eine kurze Information weitergeben möchten. Die Einzeilen-E-Mail unterscheidet sich von einer normalen E-Mail dadurch, dass Sie den gesamten Text in die Betreffzeile schreiben. In der E-Mail selbst steht also nichts.
Beispiele für solch eine Einzeilen-E-Mail sind: „Info: Nehme an Budgetbesprechung am 14.Mai nicht teil“ „Info: Heute Geburtstag von Frau Meier“ „Kannst du mir bitte Herrn Sigmunds Telefonnummer schicken?“
Weitere Anwendungsfälle sind kurze Antworten (beispielsweise: „Telefonnummer Sigmund lautet 0012-456 987“) oder aber eine Reaktion auf eine empfangene E-Mail. So können Sie beispielsweise auf eine E-Mail mit der Betreffzeile „Bitte Rechnungskopie an Muster AG senden“ antworten, indem Sie auf „Antworten“ klicken und dann einfach an den Text „erledigt“ anfügen. Der ursprüngliche Absender erhält also eine E-Mail mit der Betreffzeile „Aw: Bitte Rechnungskopie an Muster AG – erledigt“ zurück. Das ist für Sie die effizienteste Möglichkeit über der Erledigung zu berichten.
Einzeilen-E-Mails ersparen dem Empfänger das E-Mail zu öffnen. Es kann von ihm in der Voransicht gelesen und dann sofort gelöscht werden. Vor allem Anwender mobiler Endgeräten wissen dies sehr zu schätzen. Aber auch für ganz normale Anwender bedeuten Ein-Zeilen-Emails weniger Blick- und Klick-Aufwand. Der Sender profitiert ebenfalls. Für ihn sind Einzeilen-E-Mails weniger Arbeit weil er sich Grußformeln und einleitenden Text spart.
Damit der Empfänger dies E-Mail nicht umsonst öffnet – und sich ggfs. über den leeren Text wundert- muss die E-Mail dem Empfänger allerdings auf dem ersten Blick als Einzeilen-E-Mail erkennbar sein. Hierzu ist dem Text in der Betreffzeile ein entsprechendes Kürzel vor- oder nachzustellen. Im Deutschen finden sich vor dem Text oft das führende Kürzel „KN“ (= „Kurznachricht“). Manchmal findet sich auch die Grußformel angehängt. Im englischsprachigen Raum wird meist „EOM“ (=“End of Message“) angehängt.
Beispiele: „KN: Nehme an Budgetbesprechung am 14. Mai nicht teil“ „Bitte schicke mir Peters E-Mail-Adresse – Viele Grüße Clara“ „Heute Geburtstag von Frau Meier – EOM“
Natürlich ist es unumgänglich, dass der Empfänger verwendete Kürzel und ihre Bedeutung kennt. Deshalb ist das Kürzel innerhalb eines Unternehmens meist normiert. Sofern Sie die Einzeilen-E-Mail erst im Unternehmen einführen wollen sollten sie bei erstmaliger Verwendung das Kürzel im Textkörper erklären.
Beispielsweise: „Zu Ihrer Bequemlichkeit bestehen mit „KN“ gekennzeichnete E-Mails lediglich aus der Betreffzeile. Alle Information ist dort enthalten. Sie ersparen sich so künftig das Öffnen.“
Einzeilen-E-Mails und Instant Messages stehen teilweise in Konkurrenz. Einzeilen-E-Mails sind die einzig richtige Wahl, wenn (a) der Empfänger keinen Zugang zum Instant Messaging –System hat oder (b) die Information nicht so zeitkritisch ist, dass man den Empfänger unbedingt in der Arbeit unterbrechen muss