E-Mail erweckt den Eindruck, jeder wäre stets innerhalb kürzester Zeit erreichbar. Das ist natürlich falsch. Selbst der Gesündeste ist einmal krank. Und jeder ist einmal auf Dienstreise oder im Urlaub. Was soll in dieser Zeit mit den E-Mails geschehen?
Sofern wir einmal die Zeit auf dem Operationstisch (der Vollnarkose wegen) ausklammern, stellt sich vielen Menschen diese Frage nicht. Sie sind dank mobiler Geräte (Laptop, Smartphone, etc.) auch in ihrer Freizeit elektronisch für berufliche Belange erreichbar. Das ist aber eine schlechte Idee. Wer sich nicht einmal im Urlaub Freiräume schafft, betreibt massive Selbstausbeutung, die mittel- und langfristig sowohl ihm selbst als auch dem Unternehmen schadet. Wir raten unseren Kunden deshalb massiv dazu, E-Mails im Urlaub und bei Krankheit nicht abzurufen. Nur wer seine Batterien gelegentlich auflädt, kann langfristig leistungsfähig bleiben. Außerdem erweckt ein "Ich bin immer erreichbar"-Typ nicht bei allen Bewunderung. Viele Chefs glauben, dass diese Menschen ganz offenbar ihre Aufgaben nicht so organisiert haben, dass diese auch bei ihrer Abwesenheit problemlos laufen. Und damit sind diese Menschen eine potentielle Gefahr für das Unternehmen. Denken Sie deshalb daran: ein wesentliches Funktionselement des Smartphones ist der Ausschalter (oder zumindest die Parametereinstellung "kein E-Mail-Abruf").
Wer seine E-Mails während des Urlaubs nicht sichtet nutzt meist den Abwesenheitsassistenten. Den Absender in dürren Worten darüber zu informieren, dass man sich erst nach der Rückkehr um seine Belange kümmern wird ist aber nicht sehr beziehungsfördernd. Vor allem dann nicht, wenn man diese „Das-Unternehmen-hat-für-Sie-jetzt-keine-Zeit“-Nachricht einem geschätzten Kunden sendet. Die mit Abstand beste Lösung bei Abwesenheit ist deshalb jene, die früher für den normalen geschäftlichen Schriftverkehr gang und gäbe war: Verzichten Sie auf den Abwesenheitsassistenten und benennen Sie einen Stellvertreter, der Ihre GESAMTE Post während Ihrer Abwesenheit sichtet und Dringendes oder Wichtiges einer sofortigen Erledigung zuführt. Dies kann dadurch geschehen, dass der Stellvertreter alle Eingangs-E-Mails automatisch weitergeleitet erhält oder (wesentlich besser!) indem er auf Ihren Posteingang zugreifen kann. Das ist absenderfreundlich und erleichtert Ihnen auch die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach dem Urlaub.
Obwohl die Stellvertreterregelung für die Mitarbeiter die mit Abstand beste Lösung ist, argumentieren in unseren Projekten viele Angestellten vehement dagegen. Fast immer begründen sie dies mit vertraulichen E-Mails und privaten E-Mails. Doch das lässt sich organisieren.
Sofern Sie keinen Stellvertreter haben und auf den Abwesenheitsassitenten zurückgreifen müssen/wollen, beachten Sie bitte folgendes: Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz zunächst mit einem Dank an den Absender. Benennen Sie dann das Datum, zu dem Sie wieder zurück sein werden (geben Sie einen oder zwei Tage später an, als Sie wirklich wieder zurück sind, das gibt Ihnen Zeit, sich durch die aufgelaufenen E-Mails zu arbeiten). Als nächstes sagen Sie dem Sender, was mit seiner eingegangenen E-Mail geschieht. Wird sie zur Kenntnis genommen? Falls ja: in welchen Abständen? Falls nein: Benennen Sie einen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten (mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer). Versprechen Sie, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr um das Anliegen des Absenders kümmern werden und schließen Sie mit einer Grußformel und Ihrem Namen.
Im Gegensatz zur E-Mail-Sichtung durch einen Stellvertreter hat die Lösung mittels Abwesenheitsassistenten den Nachteil, dass Sie nach Ihrer Rückkehr hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang vorfinden, von denen Sie nicht wissen, welche vielleicht von dem in der Abwesenheitsnotiz benannten Stellvertreter erledigt wurden.
Noch etwas anderes ist beim Abwesenheitsassistenten zu berücksichtigen: Nachdem die Abwesenheitsnachrichten immer wieder als Ausgangspunkt für Social Engineeringangriffe genutzt werden, unterbinden inzwischen immer mehr Unternehmen Abwesenheitsnotizen, die das Unternehmen verlassen. In diesem Fall wartet der Kunde also wochenlang auf Ihre Reaktion. Erkundigen Sie sich vor dem Urlaub also, ob Ihr Unternehmen noch Abwesenheitsnachrichten nach Außen schickt.